Jatkuvasti etsitään parempia sekä tehokkaampia keinoja parantaa yritysten työtehokkuutta sekä myös tapoja tehdä siitä mielekkäämpää. Joskus kuitenkin haasteita voi tuoda erilliset järjestelmät, jos ne eivät toimi toinen toisensa kanssa. Esimerkiksi toimitusketjut sekä kaupankäynnit voivat ovat erillään toisistaan, jolloin se myös tuo riskejä liittyen tietokatkoksiin. Jokainen yritys hoitaa asiat tavallaan, joka on heille toimiva. On kuitenkin hyvä miettiä mahdollisia uudistuksia, jotka tekevät siitä vieläkin varmempaa sekä turvallisempaa.
Toiminnanohjausohjelmisto yhdistää monet eri osa-alueet
Toiminnanohjausohjelmisto, toisin sanoen ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) tarkoittaa järjestelmää joka ohjaa yritysten toimintaa, nimensä mukaisesti. Koska yritysten toimintaan liittyy monia eri vaiheita, on se keino pysyä ajan tasalla ajankohtaisista asioista, mutta myös kartoittaa menneitä sekä tulevia toimia. Toiminnanohjausohjelmisto mahdollistaa kaupankäynnin, toimintojen, valmistuksen, laskutuksen, taloushallinnon, henkilöstöhallinnon sekä toimitusketjun seurannan niin, että kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla reaaliaikaisesti, ja voidaan sillä myös seurata kommunikointia asiakkaiden kanssa. Kaikki nämä sisällytettynä yhteen järjestelmään auttaa se yrityksiä saavuttamaan parhaimman optimaalisen tuloksen samalla mahdollisten myös toiminnan joustavuuden, joka puolestaan on hyödyllinen asiakassuhteiden ylläpidossa. Toiminnan sujuvuuden suhteen on hyvä olla yksi tietolähde, jota jokainen yrityksen osa-alue pystyy käyttämään. Järjestelmät räätälöidään yritysten tarpeiden mukaisesti, jolloin saadaan suurin hyöty irti.
Vaihtoehtoja löytyy monenlaisia
Kuten muissakin yrityksissä sekä aloilla, vaihtoehtoa tarjoajista löytyy. Kun yritys on päättänyt ottaa ERP ohjelmiston käyttöön, on hyvä kartoittaa kuka olisi sopivin tarjoaja. Tarjotut ominaisuudet järjestelmälle saattavat vaihdella. Mikäli yritys toimii myös ulkomailla, tai on kytköksissä toisiin yrityksiin esimerkiksi laskutusten suhteen joiden kotimaa on muualla kuin Suomessa, on hyvä ottaa selville täyttääkö järjestelmä myös vaatimukset liittyen pankkiliikenteeseen, viranomaisvaatimuksiin sekä verkkolaskukäytäntöihin liittyen. Sen jälkeen, kun on valittu toiminnanohjausohjelmisto, voidaan sitä vielä implementoida yrityksen tarpeiden mukaiseksi silloin, kun järjestelmää aletaan käyttämään ja siihen tutustutaan paremmin. Lisätietoa tarjoaa ammattilainen, ja mikäli kyseisen järjestelmän hankkiminen kiinnostaa, esimerkiksi Atop-Tieto Oy. On hyvä kertoa alkuun yrityksistä sekä nykyisistä toimintatavoista sekä myös haasteista, jotta saadaan ideaa siihen kuinka ohjelmisto tulee räätälöidä, asiakkaan toiveet huomioiden.